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中小型企业应选怎样的OA系统?

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随着OA办公系统的普及率越来越高,企业应如何选型OA系统这一问题愈发困扰大家。与此同时,中小型企业正逐渐成为OA协同办公市场新的增长点,所以今天我们共同分析一下关于中小型企业应当如何选型OA办公系统。

中小型企业信息化发展刚刚起步,IT人才缺乏、公司资金投入有限,但是发展空间较大,希望在激烈的市场竞争中通过OA办公系统完善局内管理制度,提升公司整体竞争力。并期待能够在短时间内见到OA软件的效果,达到提升企业的管理和业务处理能力的目的,让OA软件成为企业得力的助手。

 

中小型企业应选怎样的OA系统1

 

适合中小型企业的OA办公系统特点

一、易用且易维护

由于中小型企业信息化较弱,IT人才缺乏,员工计算机水平普遍不高,加上oa的应用是面向大多数人员的,必须能够被全员所接受,被全员所喜爱。所以需要易用性较强的OA软件,以方便员工实施和公司推广。另外,引入的OA系统在维护管理方面也需要更加的简单方便、技术难度低。

二、功能基础实用

许多企业追求OA软件的功能越多越好,认为功能越繁多,公司使用过程越简单。其实并不然,中小型企事业虽说发展空间较大,在未来可能会需要更多的功能,但是此刻,应当追求基础而实用的功能。一般来讲,OA办公系统的基本模块包括:协同工作、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、计划管理、公共信息等。公司需要重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准,而不是去注重OA的功能是不是够多。并且,如果选型的OA系统功能模块无用过多,还会产生一些麻烦。首先可能会导致浪费闲置,增加无谓费用,包括后台维护比较复杂,系统需要有专人维护且维护成本较高等等。

三、价格适中

因为中小型企业投入资金有限,所以OA价格低对于中小型企业来说是好事,但并不是价格越低越好的。往往廉价的OA办公系统,越经不起企业长期应用的考验。所谓“便宜没好货”就是这个道理。并且,OA的价格不仅包括OA厂商报价,还包括OA部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等。一些新兴厂商经常用“免费”来吸引用户的眼球,但其实这并不靠谱,之后可能会伴随不菲的实施费用。

四、扩展性强

为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展,必须充分考虑以最简便的方法、最低的投资,实现软件系统的扩展和维护扩展。因此,中小型企业在OA软件系统的选型过程中,需要考虑到OA的扩展性。OA软件未来业务的扩展只须在现有机制的基础上,增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加,用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求;另一方面,当新的技术和产品出现进行升级时,系统能够平滑过渡而不影响用户的使用,并且当产品有新的功能增加时,可以通过插件和模块定制平台的方式,轻松实现业务的扩展。


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