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如何在高校推行oa无纸化办公?

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随着互联网技术的普及和发展,数字化校园建设在各高校正如火如荼的开展。oa无纸化办公是数字化校园建设中非常重要的一项内容。

 

如何在高校推行oa无纸化办公?1

 

 

如何更好地在高校实现oa无纸化办公,为学校的教学、科研及管理服务,以提高工作效率、规范工作流程是各高校都应积极探索和研究的课题。
 一、oa无纸化办公应用的意义
  1.节省办公投入,提高工作效率
  传统的日常办公要消耗大量的办公耗材,需要大量的人力。比如学校对相关部门下发文件,要按照部门数量打印相应份数的文件,对每个文件进行装订、盖章,还要有专人去各部门分发;公告通知或会议通知时,要分别给相关人员打电话,消耗了大量的人力物力,既造成了资源的浪费也影响了工作效率。
  oa无纸化办公的应用,既可以节省大量的资源消耗,减少学校对办公耗材的投入,也可以有效协调各部门之间的协同工作,各级部门主管能够方便地随时查看工作进度情况,对工作进行跟踪检查和督促,有效提高日常办公的效率。
  2.规范办公流程,管理科学化
传统办公模式中,存在工作职能不明确,相互推诿现象。  
oa无纸化办公可以建立起一套紧密、协调、可靠、简单的管理机制,促使工作走向流程化、标准化、规范化,使各部门分工明确、责任分明,具体工作严格落实,从根本上消除了工作中信息传递阻塞、延误、失真等现象,保证了信息的正确、提高了工作交办的速度。
  3.加快交流,保证信息时效性
  高校是一个信息交互密集的地方,比如教师要进行教学相关文件阅读、调课申请、排课查询等活动,因此保证信息的时效性非常必要。高校教职员工多、校区面积大,如果按照以往方式进行教学活动,工作起来非常繁琐、麻烦。利用互联网技术,通过oa无纸化办公的工作流程的设计和应用,很快就可以在网上轻松、方便地办理这些事务。
 
 二、oa无纸化办公系统的搭建
  1.认真规划和考察,选取高效、稳定的oa无纸化办公系统
  关于oa无纸化办公系统,市场上有很多品牌。在进行选购的时候,要选择功能完备、技术成熟、应用广泛,并能够与本单位现有的应用软件很好融合的品牌。到有经验的高校走访调查了解应用情况,结合本单位实际情况进行规划设计。大部分软件系统都提供试用,可以通过在单位小范围内部署试用来检验软件实际的效果,在试用中发现问题并研究解决,搭建一个适合自己学校的无纸化办公系统。
  2.依托现有网络环境,建设办公系统
  计算机技术的大范围应用,采购成本的下降,大部分高校都有了比较完善的局域网和计算机系统。oa无纸化办公要依托于校园局域网,利用现有的网络资源规划实施,构建覆盖整个校园的网络办公环境,这样可以节省大部分设备资金的投入,实现事半功倍的效果。
  3.整合高校应用系统,实现统一工作平台
  随着学校应用系统的不断普及,高校内都建立起了很多的网络应用系统。比如教务处的教学管理系统,科研处的科研管理系统,人事处的人事管理系统,学生处的学生管理系统,财务处的财务管理系统等等,各系统都是相互独立的分散的,无法实现数据的有效联系,无疑形成了一个个“信息孤岛”,给工作带来了极大的不便。在校园内实行oa无纸化办公,利用oa无纸化办公系统将每个系统对接,建立整体性信息系统模型,实现系统集成,构建统一的工作平台。
  4.注重网络安全,保证系统安全稳定运行
  网络的大范围普及,网络安全越发显得重要,而oa无纸化办公要在高校推广下去,就要为系统创建稳定、安全、高效的环境。这需要有专业的技术人员,定期对服务器管理和维护,及时更新系统补丁,检测网络不安全因素,防范安全威胁。
 
  
总之在高等学校推行oa无纸化办公已经是一种工作方式的革命性转变,必将是今后重要和不可替代的工作方式。推进需要一个循序渐进的过程,需要技术层面的支持,同时也考验着推进工作者的智慧,oa无纸化办公系统的推广和使用,可以实现高校数据资源的整合,系统的融合,为高校的教学管理及办公带来方便,已经是不可逆转的时代潮流。只有把工作流程化、管理制度化、标准规范化,才能在高校更好地实现oa无纸化办公。
 


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