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文/金和软件
 

       企业信息化的目的和其他企业活动一样,都是为企业创造价值。通俗地讲就是为企业降低成本,提高效益,做到“开源节流”,并通过业务、流程的完善、规范,发现问题,解决问题,这是企业信息化根本的出发点。在实施信息化伊始,企业基本上都明确自己的信息化建设目标。但在信息化实施启动之后,类似信息化成本庞大,信息化成果作用没有得到充分发挥等问题,致使信息化建设不能达到预期效果。

 

          例如,很多公司就把信息化单纯作为一个文件共享的平台,或者很多企业觉得所选的信息化系统不能很好的满足企业业务需求,尤其是现在很多企业在对OA系统选型的时候,由于对OA缺乏深入的理解,常常导致在选型之后才发觉OA系统对于业务上的支持没有当初设想的那么完善,从而导致信息化实施风险加剧。


为了降低信息化建设的实施风险,增加OA系统的灵活度、可扩展性,进一步增强OA的协同能力,金和在C6协同办公平台上增加了独立的自定义表单模块,弥补了以往OA系统缺少支持业务需求的缺陷。


如果表单工具本身没有一个适合的可扩展平台,将很难发挥价值。在把表单工具整合到金和C6这一具有协同管理平台特征的系统上后,明显的产生了一个1+1>2的效果。在实际的应用中,C6的表单模块已经在很多企业的信息化建设上得到了充分的验证。例如北京远东仪表在金和C6协同办公平台上通过自定义制作了617个表单用于实现企业中各分支机构的业务需要,广东福耀玻璃也通过自定义制作了113个表单,大大推进了企业的信息化进程,近期刚刚实施应用的山东格力电器销售有限公司,通过系统中的自定义弥补了分销业务系统中的不足和缺陷。


目前,很多信息化平台都提供自定义表单,但这仅仅是一个弥补业务需求的手段和工具。如何通过系统中的自定义工具为客户提供更加实际的解决方案?金和配合表单提供了一套完整的服务解决体系。我们把表单结合成熟的管理理念,实现“僵化”、“优化”、“固化”的管理流程融入到从表单调研、开发、实施的整个环节,真正的从客户需求角度为客户提供成熟的自定义解决方案。具体的实施方法如下。


首先,在与客户充分交流的基础上,明确客户的需求,需求产生的背景,实际操作意义以及客户期望实现的大体功能细节,具体实现标准,并严格按照现有使用方式,对实际工作进一步明确、规范。以此为基础,形成需求调研报告,由客户和金和双方确认,以保证双方对于需求理解的一致性和可操作性。最终进行表单的具体设计,流程配置,使制定的使用办法能够“僵化”在企业的实际业务工作中。


在几千家企业的实施过程中,通过对不同行业,不同企业的具体业务表单和流程设置进行定量和定性的分析后我们发现,在企业内部,实际业务工作中的问题往往会通过一些员工的工作能力在实际操作过程中进行化解,没有使问题真正的暴露出来,但是,原本属于业务流程的问题,没有通过员工的具体操作暴露出来,不能使相关部门和领导了解到组织内部的现实问题,这是不合理的。为了进一步优化或强化企业内部的具体业务工作,我们会向客户建议对现有流程和表单无论是否需要“优化”,都先在企业内部先“僵化”、固定下来,把可能存在的问题暴露出来。

        对于有开发能力的客户,金和将安排实施工程师和技术支持专员,配合客户解决在表单制作过程中遇到的问题,如果客户在开发方面缺乏经验,金和将引导客户共同设计表单,包括编写系统设计文档,创建表单以及指导客户编写简单易用的函数等,让客户能通过实际的例子来理解表单工具的结构及功能。

        当表单制作完成后,金和还将指导客户如何将新建的表单和C6协同办公中强大的工作流引擎相结合,让表单真正能成为协同办公中的一部分,把业务和管理结合起来。

        信息化系统上的协同办公和传统意义上的办公模式,无论是在流转效率,还是在具体业务的处理上都有显著区别,在随后的实际流转过程中,势必会出现这样那样的问题,这时,金和的实施工程师会根据以往成功的实施案例,总结出表单成果直接为客户提供需要对具体业务“优化”的改进方案和依据,帮助客户解决实际工作中的种种问题。


金和协同办公平台的自定义表单具备很强的“移植”功能,只要是C6协同办公平台中制作的表单,都是可以互相借鉴的,这使得表单具有更强的交互性。金和会对每个客户的具体表单应用方式进行总结,总结出行业的具体业务解决方案,从而制作出更适用于各行业特点的表单在金和的服务体系与客户之间进行交流和分享,从而进一步“优化”在实际应用中的具体工作。


 通过“优化”,客户使用的将是更具指导意义的业务表单,并以此来开展实际工作。通过制定或完善相应的规章制度、考核机制使优化后的业务表单切实“固化”到企业内部的日常工作中,从而实现“固化”的目的。特别利用表单进行“固化”,获得的不仅仅是制度的约束和检查,更多的是能为业务工作顺利开展提供保障。例如,某项工作只能由表单进行办理,不提供其它途径,如果使用表单开展工作,那么需要做什么,表单必然限制员工自由发挥,不会偏离管理上需要的结果,从而使得过程与结果相统一。

    从企业信息化的目的出发,一个企业往往会有一个乃至多个业务系统,各业务系统也都相互独立,领导无法同时监控到各业务部门的具体工作情况,常规的OA系统无法很好地整合企业的业务系统,这就导致企业内部的信息孤岛依旧存在,无法协作。作为协同办公软件中的表单则在一定程度上缓解了这一现象,由于表单模块具有工作流支持的先天优势,比起业务系统中的表单更具有管理监控的功能,从而成为关联各业务系统信息孤岛、处理具体业务流程的桥梁。通过采集企业内部的多方数据,汇总企业信息资源,自定义表单还可以展现企业现状,暴露企业问题,明确企业方向,从宏观角度上展现企业决策层需要的数据信息,为制定决定企业方向的战略决策提供有效依据。


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