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先进的实施方法彰显OA协同管理软件价值

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文/石冬林

上世纪90年代,Lotus公司推出了Notes系统,这是一个商用化的OA协同管理软件平台。2001年末协同的概念被引入国内时,金和软件已经是协同管理平台领域内“有思想的软件”。

对于“协同”的概念,一直没有一个清晰定义,对于协同管理软件而言也一直没有一个明确的定位。到底什么是“协同”?协同管理软件又应该是什么?

总结多年的行业经验,自己对“协同”有这样一个定位:“协同”应该是人与人之间的协作,也包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同。对于协同管理软件而言应具备如下的特性。协同管理软件能够让组织内所有成员,无论他们处在世界的任何位置都可以通过网络来访问;协同管理软件能够实现各种跨组织、跨系统的交叉应用;协同管理软件拥有良好扩展性和整合性,可以满足企业个性化需求的同时还可以在一定程度上整合其他的业务系统。只有具备这样的特性才能说它是一款协同管理软件,那么对于协同管理软件而言到底如何发挥他的作用呢?

首先我们来对企业信息化管理中的问题进行简要分析。

在企业信息化发展过程中,从制定企业信息化发展战略到具体执行的过程中,我们会发现在企业管理信息化方面存在这样、那样的一些问题:沟通不到位、信息不对称、知识无法积累和及时共享、无法全局掌控企业,业务管理过程指导困难……

同时我们的企业内部也会遇到一些影响企业快速、健康发展的现象:本位主义现象、管理中的随意现象、管理中的被动现象……

除此之外,企业也想通过协同管理软件来切实的提高办公效率;想通过它来解决企业在选购平台之前已经准备好的问题,想真正让它能成为辅助企业信息化发展的工具……

基于这样一些问题,管理软件的实施服务可以量体裁衣,提升协同管理软件的价值。

协同管理软件不同于其他的应用性管理软件,其他的应用性管理软件只要安装就可以逐步学习使用了。但是协同管理软件不同,它需要实施服务来支撑这样一类产品。

举个例子,如果把协同管理软件比喻成毛坯房,那么,实施的过程就是让他变成精装修的房子,可以住人了,而且住在里面的人也很舒服。但是舒服归舒服,这个房间也得勤打扫才行;还有人把协同管理软件比作小提琴,尽管小提琴的质地会有差异,但是如果想让小提琴发出奇幻美妙的声音,需要这位演奏家有好的创作才行。现在越来越多的企业重视实施服务,甚至在协同管理平台选型过程中,企业的实施和交付能力成为了衡量是否选择该企业作为软件提供商的标准。到底协同管理软件为什么要实施?实施之后预期的结果是什么?

记得有位同仁总结了这样的一句话:实施就是用管理的思维发现问题,用技术思维提供解决问题的工具。简单的说,实施是为了帮助客户企业成功应用协同管理软件,实现企业信息化,解决企业信息化管理中存在的问题,优化企业管理信息化,提高企业信息化竞争力。最终结果是想通过实施给用户企业信息化提供解决方案和思路,帮助构建企业信息化管理与管理软件产品间沟通。

金和软件成功投入使用的关键是要有优秀的、先进的实施方法,没有成熟的实施方法可能导致整个项目的停滞不前。金和软件实施成功定律是:金和软件的成功应用=有准备的企业+成熟的管理软件+成功实施。成功的实施方法为企业管理软件在企业中的成功应用提供指导,如同在企业管理软件和企业应用之间架起一座桥梁。

协同管理软件是一个复杂的系统工程,因为其不仅涉及软件产品,而需规范企业各部门的工作;不仅涉及软件应用,而需协调组织;协同管理软件本身就存在管理领域大、功能齐全、数据关联复杂、软件应用难度大等特点,与财务软件或其它小型应用管理软件有本质的区别。

金和软件为了对办公自动化系统项目的实施过程情况进行有效的控制,达到项目实施圆满完成的目的,帮助客户顺利上线使用管理软件,金和软件总结成功实施经验,制定了一套行之有效的实施流程,采用“统一部署、分步实施”的原则,对项目进行目标管理,将每个阶段采用里程碑管理及验收方式。

保障协同管理软件发挥作用的环节很重要,以下是金和软件服务中心通过多年的现场实施经验总结的方法,通过我们的“实施方法论”已经帮助上万家企业成功的应用了协同管理软件。在这里和大家分享:

1)成立双方的项目实施小组
项目小组的建立关系到实施进展顺利的问题,实施协同管理软件是需要双方互相配合,有统一的目标,那就需要双方建立项目实施小组,明确分工,制定实施范围,确立统一目标。双方共同努力,合理协调资源,一致前进,最终走向成功。

2)专职管理员可以辅助平台推广
系统管理员主要负责系统的初始化以及系统维护工作,根据系统维护量确定系统管理员的人数,系统管理员的责任心以及技术水平,与今后系统的使用情况有直接关系,因此要确定一名有技术功底,责任心强的员工。在整个培训阶段,系统管理员的培训为重中之重。 即便是对最终用户的培训再成功,也很难保证用户一点问题都不出,所以有了使用的问题系统管理员就可以及时快速地给用户解决问题。

同时系统管理员通过更深层次的熟悉,可以把软件价值和企业业务结合得更好,管理员就能提出一些有利于企业应用的建议,成为企业更好应用平台的咨询顾问。

3)准备充分可以让企业快速进入实施状态
办公软件的成功应用=有准备的企业+成熟的管理软件+实施方法。实施前,我们企业的主管要发挥主观能动性,充分调配各类资源,积极参与,快速地、系统地完成数据整理工作,如组织结构、流程等,这样就可以更快速启动系统的试运行,减少实施风险,同时也为项目实施成功奠定了基础。

4)明确实施目标很重要
在开始实施之前,我们企业必须要设定一个明确的目标,这个目标首先要基于管理软件本身的价值制定我们的实施目标。同时也要明确实施项目的范围,这样做就是为了在实施之前让大家保证信息的对称,从而降低由于前期沟通不到位而造成的项目实施风险。

5)协调配合、共同建设
协同管理软件的应用往往涉及企业的各个部门、人员。这时需要公司内外各部门花一定量的时间和精力,作好许多细致的工作。实施前往往会出现各种抵触,例如转变办公习惯,工作量增加等,这时候就需要领导高层和管理部门密切配合,积极做好抵触人员的思想工作,让企业的员工认识到,推广一套系统不是一个部门,一个人员的事情,协同管理软件带来的是先进的管理思想、数据的充分共享和信息的快速交流等,这些都将给企业的管理带来巨大的便捷,是有利于整个企业发展的大事。所有人员必须要以大局为重,共同推进系统建设。

6)正确的合作关系对于实施而言至关重要
实施人员在实施过程中担任“导师”的角色,而企业中的实施小组成员是一批“研究生”。“导师”负责指明工作的方向,提供解决问题的思考方法,“研究生”则需要完成大量的具体工作,对本企业中存在的问题找到好的解决办法。相比之下,实施人员不能去充当保姆的角色;实施小组的人员也不能认为企业支付了实施费用,一切工作都由实施人员来做,这样的实施是不可能成功的。在这样的意义下,实施人员不是仅仅教会企业去管理软件,更重要的是要教会他们学习办公系统的思想方法,教会他们管理软件应用、软件维护的本领。目的是待他们离开实施人员以后也可以根据企业的需求,灵活运用所掌握的知识。

7)实施贵在由简单到复杂,切忌贪多、贪全
我们企业通常具有习惯性思维,既然付了这么多钱,那便想使用所有的模块和功能。对项目实施要求得比较多而全,这样会造成整个项目进度很难掌控,容易使领导和员工产生疲惫心理,对系统今后的使用造成一定的负面影响。

为了确保项目的顺利实施,以及确保实施和推广的效率,务必要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能模块。对于其它功能模块和较复杂的工作流程,可以考虑在系统应用良好情况下系统管理员再逐步进行设置,继而推广。

8)系统培训是项目实施的重要里程碑
培训需要分为两个步骤,第一步由实施人员对项目实施小组的成员进行培训,这一级的培训是接力棒交接的过程,通过培训,使项目实施小组的成员充分了解协同软件的思想以及功能,使他们对办公软件的理念更清楚。在企业中首先培养出一批项目实施的骨干队伍,这批队伍将在企业信息化建设中起到上通下达的作用。

第二步由项目实施小组的专职人员对企业的最终用户进行培训,这种培训的模式是集中和个别指导相结合,并贯穿在整个实施的过程中,以此帮助企业员工能快速掌握管理软件功能。

9)领导带头使用系统,可以增强平台推广力度
系统的使用核心是领导,如果领导不参与系统的使用,那么无论企业信息部门如何努力也难以推广,同时也会出现企业信息部门协调资源力度不够,各部门之间出现矛盾,甚至后期系统培训也很难取得效果,如果单位领导带头坚持使用,具有推广成功的决心,帮助企业信息部门排除困难,那么系统会迅速、切实地应用起来。

另外,对于部分企业领导计算机水平不是很好的情况,我们要通过各种渠道和领导进行交流,在领导培训中,摸清领导计算机水平,加大培训力度,基本的审批和查看功能必须保证其学会。

10)应用适合企业的信息化规章制度
管理软件的应用贵在坚持,出台相应的企业信息化规章制度,是办公软件能持续在企业信息化应用的保障,要避免因时间过长之后又回到手工办公的传统模式,从而使整个项目最终失败。

总之,企业应用协同管理软件不是件非常难的事情,其中把握住几个关键的环节就有了取胜的希望。诸如,选择一个成熟的协同办公软件是至关重要的;选择有一定实施经验的实施人员是前提保障;建设好企业自己的实施队伍是关键;把握好企业信息化改造与管理软件系统之间的关系是灵魂;最后坚定不移地使用和不断完善,协同管理软件一定会带给企业更大的效益,让协同管理软件更好的辅助企业发展。


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