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OA办公系统选型3大误区

OA办公系统的选型,是一个看似简单,实则不简单的工作。说简单,是因为OA办公系统不像ERP那么复杂,投入没有那么高,风险没有那么大;说不简单,是因为OA办公系统同质化严重,概念掩盖技术,而企业自身的需求往往又不够清晰。

OA办公系统选型

于是,很多企业在选择OA办公系统的时候都比较茫然,甚至盲目,结果是凭感觉做决定,而在实施和使用中才发现,系统这也不行,那也不行,根本满足不了自己的实际需要。做二次开发的成本太高,不做又用不下去,结果就做成了一锅夹生饭。

根据很多企业在OA办公系统选型的存在的问题,总结了OA办公系统选型三宗罪:

一、理念越强越好

OA办公系统的历史已有20余年,主导产品发展的管理理念也经历了非常大的变化。如今,无论是泛微的“协同办公”,蓝凌的“知识管理”,还是华天动力的“智慧协同”等理念,都已经被各自厂商发展得非常的成熟和完善。

但是一个非常突出的问题是:个别企业过分渲染管理理念,而忽视产品功能的建设,造成的结果就是产品功能和管理理念之间严重脱节,名不符实。看理念强大无比,用起来却举步维艰,根本不是那么回事,这就是知和行之间的巨大差异,理念和实践之间的巨大差异。

作为一种管理软件,OA办公系统确实应该以管理理念为指导,为企业带来新鲜的管理方法。但它又只是一个管理工具,指望通过一个OA办公系统来实现那些完美的管理理念,是非常不现实的。

只有产品落地,才能让理念落地,给企业创造价值。所以,与其被漂亮的理念吸引,不如重点关注软件本身的技术和功能,用来完善你企业内既有的管理理念和制度。如果你遇到一个企业的营销人员对你满口理念,却绝口不提产品;或者只演示PPT,不演示软件实际运行,那么就一定要小心了。

二、价格越低越好

由于OA办公系统的门槛较低,所以很多的软件企业都有自己的OA产品,而价格也千差万别,从几千元到几十万元不等。这给很多选型者造成了困惑,为什么人家只卖几千块,而你要几万块呢?

其实,任何产品的买卖都有一个真理:一分钱一分货。OA办公系统的门槛虽然低,但要做好却非常难。超便宜的OA系统是某个人、几个人在很短时间内模仿其他OA软件开发出来的,或者是破解其他OA系统后改造而成的;而主流的OA系统,则是上百人的研发团队十余年持续开发的结晶,这两种产品的稳定性、完善性,根本不可同日而语,没有丝毫可比性。

在这里,我认为非常认可金和OA办公系统的一个观点:作为企业级应用的产品,选型者不应该只是看到OA办公系统的购买价格,而应该考虑其综合成本。而综合成本包含了购买成本、实施成本、使用成本、服务成本、升级成本等一系列成本,这里面有大量的隐含成本。

也许你的购买成本低,但综合成本却很可能非常高,所以片面的关注某一项成本,必然会造成因小失大的后果。

三、功能越全越好

OA办公系统定位于企业的组织行为管理,但其应用边际非常模糊,为了满足购买者大而全的心理需要,也为了不在竞争中落后于对手,OA厂家都将自己的产品做得越来越大,越来越杂,包括资产管理、人力资源管理、客户管理、财务管理、进销存管理、项目管理、后勤管理、合同管理等等一系列功能模块。

但OA办公系统的核心应用其实还是工作流管理,这也是OA办公系统的最大价值所在。在这方面,金和OA显得非常务实,他将工作流管理的功能做到极致,在此基础上兼顾其他功能模块的开发,为用户提供了非常实用的协同办公平台。

繁多的功能模块让很多OA系统看起来很唬人,但这些功能往往很粗糙。或者只是通过工作流来设置了几个业务流程,或者只搭建了最基本的管理功能,根本无法实现完备的业务管理。试想,如果OA系统里面的项目管理、人力资源、客户管理等做得很完备了,还要那些独立的管理软件做什么?

所以,如果你只是想实现一些很简单的管理,暂时使用一段时间,那么可以关注下这些功能模块。反之,就要时刻牢记自己的核心需求,明白自己真正想要的是什么,是一堆漂亮花瓶一样的功能模块,还是切实把系统用起来。所以选型者不要被那些五花八门的功能喧宾夺主,耽误了自己的正事。

总而言之:理性、务实,永远是选好OA办公系统的第一法则。而金和协同办公平台在这方面做的很好,期望与您的合作共赢。



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