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【商贸零售】维多利协同管理平台案例分析

企业概况

内蒙古维多利商业(集团)有限公司(以下简称:维多利)是维多利企业集团母公司,是由内蒙古工商局审核,于2007年5月注册成立的一家以百货零售为主业,集超市连锁、房地产开发、小额信贷四大业态为一体的大型民营企业集团,集团总资产已达到20亿元,旗下公司包括:内蒙古维多利商业管理有限公司、内蒙古维多利超市连锁有限公司,呼和浩特市维多利房地产有限公司、内蒙古维多利新城商业管理有限公司、呼和浩特维多利商贸有限公司、内蒙古维多利广告有限公司、维多利小额贷款有限责任公司等18家子公司,2008年经营业绩25亿元,员工10000多人,是一支促进地方经济发展的重要力量。

当前,维多利集团在呼和浩特市将拥有3家综合商场、4家大型超市,在呼和浩特百货零售业营业面积将达到21万平方米,2010年10月1日维多利集团包头店即将开业,维多利在内蒙古百货零售业的“龙头地位”将进一步得到巩固。

内蒙古维多利商业集团有限公司

应用需求

维多利百货零售是内蒙古的“龙头老大”,信息化基础也比较扎实,已经投入使用的管理系统包括奥博克的流通管理软件、用友的财务系统、移动的短信平台和金和的协同管理平台。

2009年1月维多利开始正式使用金和IOAS系统,实现多店的信息共享、内部沟通。随着对协同管理软件的认识提高和企业内部流程需求的梳理明确,维多利希望有一套更加灵活、平台化的系统来支撑企业的发展,并于2010年5月由原来的IOAS系统更换为金和C6协同管理平台。通过业务流程的实现、系统的整合、数据的展现不断提升企业管理、提高办公效率、巩固产业地位。

信息的共享、传递

公司的促销、通知、公告、新闻、规章制度无法快速、准确的到达每个分支机构。

流程的规范

原始的工作流程不仅效率低,可控性非常差。活动促销、供应商管理等业务流程不能有效的控制、即时的得到处理,而且普遍情况下会存在人为感情因素在里面。

考勤的管理

公司组织机构的庞大、人员的不断扩张、商贸类行业班次的灵活,很难准确的统计出每个人的考勤情况。

沟通协作

商贸和超市行业经营地点比较分散,集团与各店、各店与各店之前的沟通比较困难,效率低下。


应用亮点

信息共享

维多利企划部门有专人来负责企业信息的处理和发布,传统的工作模式是通过有好多类的报刊和网站发布,如维多利人杂志、维尚杂志、电子DM等,传递效率低下,浪费大量的成本。金和C6协同管理平台很好的实现了信息的共享和企业文化的传递。

信息共享

流程规范

业务流程的梳理、实现,是维多利进行协同软件升级项目的重点,用户对IOAS的应用已经掌握的OA的基本操作和功能,通过金和C6协同办公系统要进一步提升业务流程的管理。

行业的特点决定了维多利经营点的分散,所以流程的审批就会存在局限性,如包头店开业后,不使用C6C6协同办公系统,上报集团的流程需要传真,而且每天上报的流程会有很多,这样既降低了工作效率又浪费成本。通过C6C6协同办公系统表单和流程很好的解决此类问题,并且维多利为了更方便领导即时对工作的处理,还部署了手机审批(WAP)功能。

发起流程
发起流程

示例流程及表单
示例流程及表单

考勤管理

商贸行业班次比较灵活,维多利员工有10000多人,考勤机有四五台,再加上人员的外出、出差、休假、存休、倒休、加班等,人事部门统计考勤没有系统的辅助会很困难而且不准确容易遗漏。部署金和C6平台后,通过开发实现了符合维多利的灵活的班次、规律排班等设置,并且和考勤机系统做了数据的整合,用户通过指纹打卡可将数据传递到C6系统,再结合系统考勤类流程,很好的实现了对员工考勤的统计和管理。

灵活的班次设置
灵活的班次设置

规律设置
规律设置

排班设置可定义从规律第几天开始
排班设置:可定义从规律第几天开始

存休流程
存休流程

沟通协作

维多利内部管理比较严格,上班时间不允许使用QQ、MSN等聊天工具,所以店与店、店与集团沟通只能通过电话或者纸介,电话准确性、可控性低,纸介效率慢,严重影响办公的效率和公司效益。通过C6系统网络寻呼等交流工具,良好的解决企业内部的沟通问题。并且还和移动短信平台做了整合,系统寻呼可通过平台发送短信给对方手机。

应用价值

金和C6平台很好的实现了方便统计、流程化的信息传递方式,解决流程化信息管理的问题,避免异地办公流程或者商机的延误,有效的规避传真或者其他方式的带来费时费力和误差缺陷,管理更加规范。

应用点评

所谓“管理出效益”,中外著名的成功企业,无不以出色的管理为基础,而基础管理更是支撑企业稳步发展的基石。企业在快速扩张的时候,基础管理往往会被人们忽视。当企业发展遇到阻碍的时候,人们才意识到基础管理的重要性。

信息共享、规范流程、制度管理,这些看似简单的东西会随着企业的规模越大,变得越难管控,成为企业发展的“拦路虎”。协同软件,正是从管理的本质出发,为企业管理打好基础,夯稳根基提供了有效的信息化保障。



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