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【公交行业】武进公交OA办公系统案例分析

沟通成本高,信息孤岛、人员分配、车辆调动、工作交接等也许是公交系统最常见的问题了,武进公交用金和OA办公系统,来构建一个沟通、信息共享的平台解决沟通和信息孤岛问题,来管理调度车辆,来分配人员,管理档案。

公司概况

常州市武进公交交通总公司成立于1976年7月,主要从事农村及中长途班线客运、武进城区公交、旅游客运、出租客运、中巴定线客运、车辆维修等业务,是常武地区唯一三类客运企业,现企业资产总额约1.1亿元。现有在职员工545人,拥有各类营运客车342辆8420座,其中城郊公交车(农公车)70辆3340座,中长途客车49辆1540座,武进城区公交66辆990座,出租车41辆,中巴车45辆,旅游客运车58辆2477座。经营省市际客运线路32条300班次,城郊公交线路19条265班次,城区公交线路13条523班次。

项目背景

“中国共产党十一届三中全会”后,国家开始推动国有企业改革,并在党的十六大上明确指出股份制是实现国有大中型企业集团改革的重要手段。从80年代开始全国上下掀起了“股份热”。在这股热潮的鼓舞下,1998年2月常州市武进公交交通总公司成功改制为股份合作制企业,并取得巨大收效。随着公司业务迅速扩展,在人员增长迅速、分支机构庞大同时,管理问题也开始接踵而至。

首先是在各分支机构、各部门间及部门内部人员沟通上,主要还是采用电话和文件等传统形式。电话传达虽然迅速及时,但信息不够量化,而且不能保留信息痕迹,工作环节出现问题,无法明确责权;虽然文件交流能够解决电话沟通的弊端,但传输速度慢,工作效率和工作质量得不到保证。

其次是数据整合、信息共享的问题。常州市武进公交交通总公司的分支机构庞大,而且数据分散,导致汇总速度慢、决策速度慢,缺乏实时性的管理,无法实现信息共享;公司与公司之间、部门与部门之间,信息缺乏标准化,有价值资料无法被充分整合利用,对决策支持能力不强。

另外是对员工的管理方面,领导对其管辖范围内的事件过程如车辆采购、使用、流动,人员分配、调动、工作交接等方面的运行情况掌握地不完整、不充分,给管理带来了很大的被动性和盲目性。

客户需求

随着常州市武进公交交通总公司的不断发展,信息化程度不断加深,原有的人工管理模式已不能适应现代化管理的要求,因此迫切需要建立一套具备自己特色的企业内部通用办公平台和专业应用系统,改进传统管理模式,为领导和工作人员提供办公决策、沟通互动以及其它各种信息服务,从而提高员工的工作效率,优化工作质量。同时通过此平台,与现有的办公手段接连起来,不断适应公司当前及未来不断扩展的应用需求,为常州市武进公交交通总公司带来实实在在的经济收益,为社会群众提供更加全面优质的服务,塑造更加良好的企业形象。

通过信息化应用系统解决电话、传真、邮件等传统方式带来的电话费用昂贵、信息不明确、传输不畅、安全性不保障的难题。从而降低公司成本,提高工作效率。

常州市武进公交交通总公司总部与分部的位置分散,公司与公司之间、部门与部门之间都缺乏实时性管理,因此需要通过系统把总部和分支机构的所有人员连接在一起,提供统一的沟通和共享平台,规范各种管理流程,明确分工,为各层次管理有效控制提供依据和保障,从而达到提升管理水平的目标。

需要一套内部协同办公系统向各部门和管理层提供标准、真实、准确、及时的信息以满足内部经营管理和外部信息披露的要求,有效解决信息孤岛问题。

通过协同办公系统实现公司对各种资源的统一规划、合理调度、综合利用。

需要灵活、安全的信息化系统解决领导者管理被动、员工工作无痕迹问题。领导可以在任意一点掌控全局,清楚全面地监控企业运行状况,实现随时随地随需的管理。

需要实用的信息化系统,降低人力资源部门的重复劳动和工作强度,降低人力资源风险,实现整个企业人力资源的统一管理。

解决之道

常州市武进公交交通总公司最初想直接购买ERP,但在了解了客户实际状况并对客户需求进行认真分析后,金和公司为其提出了先实施金和IOA、金和IHRM,后实施ERP的解决方案。常州市武进公交交通总公司在与我们金和销售进行多次全面详尽地沟通后,对自身现状有了更清醒地认识,常州公路运输总公司选择先上金和IOA的典范也给予了他们很大的启示。常州市武进公交交通总公司最终决定依照我们金和提出的“爬楼梯理念”先上金和IOA、IHRM,等企业各方面相关条件都成熟时,再上ERP。

系统介绍

系统采用B/S结构,各部门各分公司的所有员工都能够在同一个网络平台上,通过浏览器查看到公司信息(新闻、通知、任务等)。这一模块帮助常州市武进公交交通总公司实现了对各分支机构、各部门的统一集中的管理,增强了企业凝聚力。

金和OA办公系统典型模块如下:

网络寻呼:结合了电话的即时性、邮件带附件形式以及与手机相连的短信功能,沟通方便清晰。与手机短信相连接的功能可将短信转发到非在线的人员手机上,短信回复后会在系统上弹出窗口进行对话。系统还拥有短信群发的功能,同时具有网络聊天及视频功能,可以召开异地多人的小型会议。

车辆管理功能:包括车辆档案、用车申请、车辆调度、出车记录、出车统计等功能。企业可以在任意一点上掌控全局,全面清晰地监督车辆出行使用、人员调度等状况,做到随时随地有效管理,极大地降低了管理风险性。

用品管理:包括办公用品登记、领用、调拨、库存查询统计、流水查询统计等功能。最大限度地实现了对企业资源的合理计划、调度、分配及使用。解决了企业的资源浪费的问题,降低了企业成本,增加了企业收益。

档案管理:按照相关标准,公文文件在审批处理结束后可归档到指定档案室,档案管理员可对已归档文件再进行统一管理,生成卷内目录、专题目录、责任目录等,其他用户可以对档案进行检索、借阅。档案提供数据导入导出功能。这样就使得各部门间、甚至各分支机构间的档案可以相互流转起来,实现信息共享,增强资源利用率,改善各部门间的协同,提高了工作效率。

金和人力资源管理系统典型模块如下:

工资管理:支持分帐套管理,可自定义工作项目、计算公式,特殊工作项目可同时设立权限进行控制,提供工资核算、工作发放、统计分析等功能。工资还与系统内其它功能无缝连接,如与考勤、考评、费用报销、档案等功能中数据直接挂钩,并可在公式中引用,参与工作运算。此模块降低了人工手算或机算的出错率;同时系统会向每位员工公布逐月的工资明细单,在考核完毕后还能立即看到当月的工资情况。

档案管理:包括岗位设置、档案管理、人员调动及转正、离职等,自动记录员工从进入公司到离职的所有过程。对员工的管理透明客观,管理者能够根据需要及时调用员工各种资料,有效提高工作效率。

客户价值

常州市武进公交交通总公司从初次使用金和OA办公系统至今不到两年时间,但实践证明,他们的企业管理已经因此得到了巨大提升。常州市武进公交交通总公司对金和软件给予了高度的评价,同时表示他们现在的企业办公都离不开金和软件了。

为分散的员工提供了统一的工作交流平台,降低了沟通的费用,使沟通更加便捷、清晰、安全;沟通信息的痕迹保留加强了领导对员工工作状况的掌握和管理。

解决了信息孤岛和无法整合的难题,为各级管理层的决策提供了全面有效的依据。

通过人力资源信息化管理,使人力资源管理变得有序系统,大大降低了管理成本,减少了人力资源风险。

把总部和各分支机构连接成一体进行统一集中的管理,以系统手段规范全体员工的工作,加强了管理。同时促进了上下级之间、部门与部门之间、员工与员工之间的相互协作,提高公司整体的效率。



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