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【教育】清华大学OA系统案例分析

 清华大学图书馆作为一个非盈利的单位,OA系统的搭建,对于领导来说,提供了很好的决策参考和依据;对于中层员工来说,是很好的信息管理系统;对于普通的馆员来说,又能是事务、业务处理系统,金和OA系统和图书馆的结合会有更广阔的前景,共同搭建人类前进的阶梯。

公司简介

清华大学图书馆馆舍总面积达27820平方米,包括阅览室16个,阅览座位2800余席,并先后引进ILIS、INNOPAC图书馆集成管理系统,还建立了光盘网络查询系统;馆藏总量已经超过300万册(件),中、外文学术性全文电子期刊逾25000种。随着图书馆规模不断地扩大,对信息化建设的需要也更加迫切。

项目背景

“图书馆乃大学之心脏,在现代大学尤为如此。”——这是已故的张维教授为清华大学图书馆的题词,点出了大学图书馆的重要性。在国际教育行业,图书馆的管理水平,是衡量图书馆发展水平的一个重要指标。从宏观上来讲,提高图书馆管理水平,关系到我国图书馆事业的总体发展和信息资源的合理布局;从微观上来讲,提高图书馆管理水平,对于图书馆的持续发展乃至其存亡都具有重要意义。

随着清华大学建设世界一流大学步伐不断前进和在国际地位的不断上升,广大师生对图书馆文献信息资源服务的期待也越来越高。一直很重视信息化建设的图书馆馆长薛芳渝教授提出:清华要建成世界一流大学,图书馆也必须建成世界一流大学图书馆,这是所有馆员的奋斗目标。

客户需求

作为非营利单位的图书馆,采用的是层层授权的金字塔式的管理模式,从控制论的角度看,这种模式的好处式容易控制全局,但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不通畅,高层了解底层的信息除了通过直接下属(中层管理者)外,就是亲自了解,这个过程往往很累,而且效果不好,效率不高,成本也高。

我国传统的图书馆在信息资源建设上还存在以下问题:

首先,是“大而全”、“小而全”的特点。这种建设思想导致各图书馆数据库互相攀比,造成重复建设等等,在管理中“固步自封”、“孤芳自赏”。
其次,层次管理递减。在管理过程中,由于图书馆的管理模式采取的是层级型的,虽然图书馆的管理战略没有象企业那样要求那么即时、迅速,但是由于层级的管理往往会使上级管理者的信息在不断传递的过程中信息不断筛减。

在图书馆的工作方式上也存在着不少的弊端:

首先,原先图书馆的很多工作还是沿袭传统的手工作坊式沟通,如电话、传真、邮件等。电话虽然便捷,但费用昂贵,信息传递不够量化,由于缺乏成文规范,工作一旦出现差错,无法明确责权,久而久之就造成内部的互相推诿埋怨的现象;邮件、传真虽然能够保留信息痕迹,但传输速度慢、安全性也不够保证,给工作效率和工作质量都带来了影响。
其次,图书馆的分馆的区域分布,分支繁杂,人员庞大,缺乏实时统一的管理。多层分支机构造成文件收发过程冗繁,审批复杂,常常是文件到了执行部门,时间已经拖延了好几天,延误的事务的处理;数据分散,无统一的信息标准,为信息的整合共享带来很大的障碍,尤其对于图书馆这个特殊行业来说,图书的存储信息、浏览信息都将影响着下一步的资金投入;流程不够规范,职责不够明晰,同时各部门之间的衔接紧密度不够高,造成协同能力差。

解决之道

数字化是未来图书馆的发展方向,网络产品与技术、存储产品与技术是推进图书馆数字化进程的主要IT动因。实施OA系统的目的就是让数据资源共享,让图书馆的整体管理“更规范,更契合”。清华大学此次与金和软件携手,实施“图书馆信息共享与图书馆办公网络协同化”的协同管理项目,迈出了向国际先进图书馆跃进的重要步伐。

在OA系统的具体实施中,清华大学图书馆馆长薛芳渝教授首先成立技术专家小组根据该校信息化建设状况,规划设计系统规划蓝图,多次召开观内全员会议,提出此次信息化建设的重要性。因为图书馆的信息化不是单纯的计算机项目,在本质上就是对过去工作管理变革的过程,它不仅是工作行为的改变,更是一种思想管理的改变。所以在整个OA项目开展过程中,都曾经组织了清华大学的专业人士经过不断论证、分析,测试,最终经过一个月的试用,金和标准版管理系统在清华大学图书馆正式运行了,并达成了一定的初期成果。

客户价值

信息原来可以这样传递

图书馆管理中的信息传递由阶层型变为任意型,原来起上传下达作用的中层组织逐渐削弱或消失。图书馆馆长现在可以可通过网络寻呼直接与基层进行多向联系。网络寻呼是非常方便的内部即时沟通工具,它集成了QQ、MSN、邮件、短信等优点,使沟通更加方便快捷。组织架构的表现形式,更清晰地了解馆内内部伙伴信息,例如:部门、职务、电话、个性签名等。这种“实时”的信息流,让以前通过开会、找员工谈话这种漫长而费周折的方式变成了历史。

随着清华大学图书馆的队伍不断壮大,新进的年轻馆员可以在很短的时间内认识其他的工作人员,并且每当一个新人上岗的时候,馆长和其他工作工作人员都会在第一时间内送上问候,这已经成为清华图书馆特有的馆文化。

馆长的工作原来不需要这么忙碌

对于图书馆馆长薛芳渝教授一天的工作来说,以前每当进入办公室的那一刻起就没有休息的时间,各种文件的批示、会议等,着实让之繁忙,而现在馆长一打开自己的系统就可以看到,他的办公室助理为他安排的日程,有哪些国际会议需要他参加,有哪些人员需要接待,有多少文件需要他阅读等等,所有的工作他都可以在第一时间内尽收眼底。

网络时代的图书馆管理改变原来一成不变的组织结构与业务流程模式,使其随着环境变化或发展的需要不断进行新的整合或重构。用于制定工作计划及反馈工作计划完成情况。

教授可通过此模块,及时了解各部门的工作完成情况,对不能按计划完成工作任务的部门,查询原因,并及时组织人力物力,加快进度,保证按计划完成任务。及时洞察工作中出现的偏差,及时纠正。

通过计算机网络馆长突破了管理幅度的限制,过去很难做到直接和馆员直接沟通。现在却很方便,让馆长的眼睛更亮了、耳朵更长了。

办公室的工作原来可以如此轻松

首先,提高了工作效率。清华图书馆的办公室工作非常众多,大到学校和馆务会议有关决定的落实和督办,小到负责各类公文的运转、文书立卷归档、档案管理,印章管理等,工作异常复杂。现在通过金和软件为图书馆搭建的办公平台,馆内的相关新闻、通知、待办事项、计划总结等都清晰地展现到每一个人的工作平台中。

其次,规范了管理的流程。而公文流转作为办公室工作的重要内容,也是协同办公系统的核心部分,功能包括收文管理、发文管理及流转跟踪并催督等;内容包括各种下发和上呈的公文、信息的通报、会议通知、应急通知等。通过公文流转系统实现收发文管理的自动化,由电子行文代替手工行文,解决公文传递慢,信息不及时、不同步,不易于查阅等问题。负责各类公文的运转、文书立卷归档、档案管理;印章管理等创新“精确管理”模式下的公文管理,更适合图书馆内公文流转,规范公文办理,内外部的收发文、请示签报、文件审批、报表传递、会议纪要以及档案管理。

再次,再整个管理过程中,采用电子化流转方式,支持WORD/EXCEL格式,保留修改痕迹,真正实现无纸化办公。通过此公文管理模块实现馆内行政管理的无纸化办公,节约了大量的经费。

分馆信息原来如此清晰

清华大学图书馆除了相应的行政部分,为使学校图书文献信息资源及服务形成合理布局,在学校的大力支持下,若干已有一定基础的院系图书资料室逐步发展扩大,建成相应的研究型专业图书馆。目前全校已有六个专业图书馆——经管图书馆、建筑图书馆、法律图书馆、人文图书馆、美术图书馆、医学图书馆。通过金和OA系统可以很好将分馆的信息与总馆的信息很好地集中起来,每当需要从国外引进一些电子书籍的时候,总馆都可以相应地进入资产查询功能,从而对于总的资源调配、资金规划都起了很大的指导作用。



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