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【制造业】和盛塑业OA系统案例分析

公司介绍

福建和盛塑业有限公司成立于2002年4月,现有总资产2亿多元,员工400多人,是专业从事电力管道、电表箱、配电箱(柜)、井盖支架、污水管道及智能电网、节能减排等高科技产品的研发、生产和销售的高新技术企业,并承接工程总包业务。

公司始终严格按照ISO9001-2008质量体系、ISO14001-2004环境管理体系和OHSAS18001-2011职业健康安全管理体系组织生产,产品各项性能指标均达到或超过国家标准和行业标准要求。公司荣获多项“福建省名牌产品”、“福建省著名商标”、“守合同重信誉单位”、“质量管理优秀单位”等称号。

福建和盛塑业有限公司走合作化创新模式,重视科技和人才投入,与福建师大等高校建立紧密的产学研合作关系,研发部门被评为福州市级企业技术中心。公司重视企业研究开发与知识产权管理的建设,目前已获得授权的发明及实用新型专利数十件。

公司产品销往全国各地,并在福建省内外的30多个城市和地区建立了稳定的销售网络,产品销售实行售前售后(指导、安装)一条龙服务,并成功成为2008年北京奥运会、2010年广州亚运会及上海世博会场馆建设产品供货商。

应用模块

OA办公系统主要应用模块有基础平台、流程管理、个人事务、行政管理、人力资源管理、客户关系、知识管理、公文管理、业务生成器等。

系统门户

随着组织结构的壮大,组织的分工不断细化,内部信息也越来越丰富。如何将信息快速准确的传播给每个人,同时避免信息传递过程中出现信息递减、失真等问题,使得组织亟需要建立一个高效、实时、开放的信息展示平台。

C6协同管理平台信息发布模块实现了信息发布及信息资源的动态更新和集中管理,可以方便快捷地搭建信息栏目、发布各类信息,并借助系统门户的展现平台,帮助组织快速构建功能强大的内部动态信息网络。

通过C6协同管理平台的信息发布模块,可以实现福建和盛塑业信息的发布、浏览、统计及管理。通过企业化系统门户的建设,全面解决了和盛塑业整个集团内部信息沟通、传递困难的现状。

和盛塑业oa办公系统门户界面展示

和盛塑业oa办公系统门户界面展示

网络寻呼

工作中,我们需要不断与周围的人发生联系。传统的交流方式主要依靠电话、传真和电子邮件等工具,难以保证信息及时传达,联系记录也无法保留,容易导致推诿扯皮、延误工作的现象。

C6平台提供的信息交流工具网络寻呼,在继承传统的基础上,结合即时通信工具(如QQ、MSN)、电子邮件、手机短信的优点,同时克服了电话不可重现、即时通讯工具不可管理及短信输写不便的缺点,不仅节省办公成本,还使人员间沟通更加方便快捷。

通过网络寻呼,大大方便了福建和盛塑业各管理公司、各部门之间的沟通交流,实现了酒店间、管理公司间、部门间、员工间的交流即时提醒、痕迹保留、有据可依。

表单设计

表单设计是指创建并设计表单的全过程。

C6平台可以实现使用向导创建单表表单、使用向导创建明细表表单、直接创建表单三种表单的设计方式。这三种方式创建的表单在应用中略有不同。使用向导创建的表单直接应用于流程,不能够与菜单和权限绑定;非向导、直接创建的表单,可以与菜单和权限绑定,即此类表单可以设置显示在导航菜单中,还可以设置用户对其的使用权限。通过这种灵活易用的表单工具并配合高度优化的流程引擎基本可以实现企业的所有业务流程,全面提高企业无纸化办公水平及办公效率。

和盛塑业oa办公系统表单管理界面展示

和盛塑业oa办公系统表单管理界面展示

系统所有流程

到目前为止,系统内一共建设流程101个,其中费用资产类6个,业务招待类3个,人力资源类12个,合同评审类4个,行政办公类9个,印章管理类3个,高科技公司模块21个,内部联系类5个,信息化系统类5个,资产管理类7个,玖正公司模块11个,东辰江西分公司类5个,供应商采购类1个,公文流转类2个,生产类3个,信息发布类4个。如下图所示:

和盛塑业oa办公系统流程管理界面展示

和盛塑业oa办公系统流程管理界面展示

和盛塑业oa办公系统流程管理界面展示

和盛塑业oa办公流程表单管理界面展示

行政办公流程

行政办公类,主要包括会议、工作用餐、车辆管理、用品管理、证照档案合同借用、住宿申请等流程,客户方通过这些流程方便对公司内部所有行政事务的管理。

流程图:

和盛塑业oa办公系统行政办公流程图界面展示

和盛塑业oa办公系统表单管理界面展示

财务业务流程

财务流程是公司的主要流程之一:对于解决分公司之间的财务报销问题有很大的帮助;特别对于在外地的分公司的财务业务,提高了费用审批的工作效率。

流程图如下:

和盛塑业oa办公系统财务业务流程图界面展示

和盛塑业oa办公系统财务业务流程图界面展示

费用申请流程图如下:

和盛塑业oa办公系统费用申请流程图界面展示

和盛塑业oa办公系统费用申请流程图界面展示

人力资源模块

对于金和的人力资源模块,可以从招聘开始,对于企业的招聘管理、合同管理、档案管理、考勤管理、绩效管理、工资管理、培训管理等企业人力资源的全面管理。而和盛塑业启用了大部分模块

招聘管理:

人才是现代企业管理的核心和根本,每个都在积极地进行人才的引进工作,但是如何选对人、选好人、让新人能够快速的融入到团队中,是每个企业面临的一道难题。C6平台招聘管理可以帮助企业管理好人才资源,使招聘更加轻松。

和盛塑业oa办公系统招聘统计界面展示

和盛塑业oa办公系统招聘统计界面展示

合同管理:

C6平台的人力资源中的“合同管理”帮助和盛塑业更好的管理好与员工签订的各种合同,并且及时地对到期合同进行提醒及报警。使管理劳动的工作不再繁琐、复杂,减轻日常的负担。

绩效考核管理:

通过C6的“绩效考核”,和盛塑业更加有效的能够掌控到每个员工的既定目标和实际完成情况的一个对比,同时方便整体的考核过程,360度评分方式使得考核变的简单,容易记录与统计,并且更加能够调动员工工作的积极性,做到实用,并且过程有据可查,简化整体的考核过程,强化考核结果。

培训管理:

“培训管理”让和盛塑业更加容易掌控员工的每个培训的过程以及培训后的结果,帮助和盛塑业简历培训资料体系和培训考试体系,有效的解决了考试培训和考试资源的浪费问题。

和盛塑业oa办公系统试卷管理界面展示

和盛塑业oa办公系统试卷管理界面展示

行政管理模块:

会议管理:

C6的“会议管理”模块,通过对会议室的管理以及会议的管理功能,设置合理的会议申请流程高校使用各种会议资源,使会议文档资料的发放和存档、会议历史数据、信息的检索与共享等繁琐的管理工作变得自动化与简洁化。避免了之前常出现的会议室冲突、参会人员日程冲突等问题,帮助组织高效的管理会议室及各种会议。

车辆管理:

C6的“会议管理”模块,通过对会议室的管理以及会议的管理功能,设置合理的会议申请流程高校使用各种会议资源,使会议文档资料的发放和存档、会议历史数据、信息的检索与共享等繁琐的管理工作变得自动化与简洁化。避免了之前常出现的会议室冲突、参会人员日程冲突等问题,帮助组织高效的管理会议室及各种会议。

知识管理模块

知识地图:

和盛塑业oa办公系统知识管理界面展示

和盛塑业oa办公系统知识管理界面展示

客户关系模块

“客户关系”模块,是一个不断加强与客户交流、了解客户需求,并对产品和服务进行改进和提高以满足客户需求的一个连续过程。它可以有效解决客户关系管理中的三大“顽疾”:遗忘老客户,盲寻新客户;客户信息散,企业竞争弱;软件灵活差,开发升级难。

公文管理模块

“公文管理”模块,就是对公文的创制、处置和管理,即在公文从形成、运转、传递、存储到转换为档案或销毁的一个完整周期中,以特定的方法和原则而对公文进行创制加工、保管料理,使其完善并获得功效的行为或过程。

业务生成器开发模块

供应商管理模块

该模块包含供应商登记、查询、维护、管理;物流登记、查询、维护、管理,完全提供了供应商和物流的全过程维护,为在供应商的维护上,实现了信息化管理,无需再像原来excel使用,无法进行数据的实时更新,更加无法实现数据的及时共享。

和盛塑业oa办公系统供应商物流导航图界面展示

和盛塑业oa办公系统供应商物流导航图界面展示

人事档案管理:

C6协同管理平台的“人事档案”功能帮助和盛塑业精确了解员工的各种档案信息,即时详细地记录员工在企业内部的变动和发展轨迹。这样就可以更好的对员工未来职业生涯的发展做好规划,也方便对员工进行管理。

项目总结

福建和盛塑业使用我们的OA系统之后,解决信息交流,信息共享、以及分公司信息传递分类传达显示、人事、行政、客户关系移动办公等问题,实现深度的无纸化办公,降低管理成本,提高工作效率,规范管理流程,全面提升企业管理水平。并通过C6系统的表单工具,实现各公司业务性表单流程,全面提高企业的信息化管理水平。

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